PIECZĘĆ CYFROWA

Pieczęć cyfrowa to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmy czy instytucji. Dokumenty zaopatrzone w pieczęć są identyfikowane, co do źródła pochodzenia. Wraz z postępem technologicznym, a co za tym idzie – rozwojem dygitalizacji dokumentów, tradycyjną pieczątkę na dokumentach papierowych sukcesywnie zaczęła zastępować pieczęć cyfrowa używana w dokumentacji elektronicznej. Może być ona zarówno kwalifikowana, czyli wystawiona przez uprawniony urząd certyfikacji, jak i niekwalifikowana.

Firma HEUTHES wprowadziła do systemu ISOF pieczęć cyfrową w październiku 2012 roku. Następnie w listopadzie 2021 roku umożliwiono w systemie ISOF korzystanie z pieczęci kwalifikowanej (np. wydawanej przez KIR SA w systemie SZAFIR). Obecnie wprowadzono w systemie ISOF nowy rodzaj pieczęci cyfrowej – pieczęć imienną.

W dokumentach podpisywanych standardową pieczęcią cyfrową nie ma informacji o osobie, która podpisała dokument, natomiast imienna pieczęć spersonalizowana jest to pieczęć cyfrowa, jak sama nazwa wskazuje, zawierająca informację o tym, kto tej pieczęci użył. Oznacza to, że wykorzystuje ona certyfikat firmowy, jednocześnie zawiera w swoich danych informacje dotyczące użytkownika systemu, który wykonał taki podpis. Dostępne są dwa warianty dla dokumentów PDF: z widocznym elementem graficznym na wybranej stronie lub niewidoczne bez tego elementu. Miejsce umieszczenia pieczęci można wybrać ręcznie na danej stronie lub automatycznie wybierając jedno z trzech miejsc: górny prawy lub dolny prawy róg na pierwszej stronie albo też prawy dolny róg na ostatniej stronie. Warto dodać, że funkcja pieczętowania (a także podpisu cyfrowego) może być wywołana z poziomu definicji obiegu dokumentu (Workflow) w module DMS. To usprawnia znacznie automatyzację obiegu dokumentu.

Pieczęć imienna jest atrakcyjnym rozwiązaniem umożliwiającym znaczną redukcję dokumentacji papierowej zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w bankach. HEUTHES wraz z wdrożeniem mechanizmu pieczęci imiennej w systemie ISOF zintegrował to rozwiązanie z modułem Środki Trwałe. Przykładowo wystawienie dokumentu przyjęcia środka trwałego może być automatycznie opieczętowane pieczęcią imienną i zarchiwizowane w systemie DMS i nie musi być drukowane jak to dawniej bywało. HEUTHES pracuje intensywnie nad implementacją podobnych mechanizmów w modułach magazynowym, sprzedażowym, zakupowym i innych. Spóła pracuje też nad wdrożeniem pieczęci imiennej w systemach bankowych: GRYFBANK, GRYFCARD i MULTICENTAUR.

Nowa wersja pieczęci dodatkowo uwiarygadnia dokument, ponieważ potwierdza nie tylko niezaprzeczalność pochodzenia w odniesieniu do firmy, ale również w odniesieniu do pracownika, który podpisał ten dokument. Firma używająca pieczęci spersonalizowanej weryfikuje i odpowiada za daną osobę.

Zaletą unowocześnionej opcji pieczęci jest fakt, iż do jej wykonania nie jest potrzebny żaden sprzęt po stronie stacji roboczej użytkownika, ponieważ cały proces odbywa się na serwerze. Kolejną zaletą jest możliwość wstawienia takiej pieczęci również za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu. Zwykle w takich przypadkach jest problem z dołączeniem do smartfonów urządzeń z podpisem cyfrowym. HEUTHES ocenia, że w wielu przypadkach może ona zastąpić podpis cyfrowy, co prawdopodobnie będzie użyteczne w bankach, gdzie wiele dokumentów musi być oznaczonych osobą, która je podpisuje.