PRACA ZDALNA W URZĘDZIE. TAK CZY NIE

Praca zdalna, która na szerszą skalę pojawiła się w trakcie pandemii Covid-19, została właśnie na stałe wpisana do Kodeksu pracy. Przepisy, które ją wprowadzają, wejdą w życie 7 kwietnia.

Kodeks wymienia kilka przypadków, kiedy pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Będzie tak, gdy: pracownik jest rodzicem dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności, gdy wychowuje dziecko młodsze niż czteroletnie lub sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności. Obligatoryjna zgoda ma dotyczyć także pracownic w ciąży.

Odmowa będzie możliwa tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj lub organizację pracy nie będzie możliwe jej wykonywanie zdalnie. Nowelizacja Kodeksu pracy wskazuje ponadto wprost, że praca zdalna nie obejmuje jedynie zajęć określanych jako prace szczególnie niebezpieczne, czy też „powodujących intensywne brudzenie”. Nie ma zatem teoretycznie przeszkód, by na szerszą skalę praca zdalna zagościła w urzędach samorządowych. Czy rzeczywiście takich przeszkód brak?

Sekretarz Miasta Lublin Andrzej Wojewódzki przypomina, że na razie praca zdalna jest uregulowana wyłącznie w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

„Do czasu zmiany przepisów Kodeksu pracy w zakresie unormowania tego zagadnienia brak jest możliwości wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej, chyba że jest ono związane z przeciwdziałaniem COVID-19″ – wskazuje.

W jego ocenie, po wejściu w życie zmian w Kodeksie pracy „wydaje się zasadnym wprowadzenie pracy zdalnej tylko na wybranych stanowiskach pracy np. informatycy, bądź stanowiskach gdzie nie jest realizowana bezpośrednia obsługa mieszkańców”.

„Natomiast wprowadzenie jej w innych wydziałach czy biurach może okazać się rozwiązaniem trudnym do wdrożenia. Praca zdalna z pewnością nie będzie mogła być wprowadzona dla osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi, np.: archiwista, szatniarz, kierowca, robotnik gospodarczy czy konserwator, ze względu na charakter pracy” – uważa Wojewódzki.

„Aktualnie w Urzędzie Miasta Lublin trwa analiza stanowisk i charakteru pracy pod kątem możliwości wprowadzenia pracy zdalnej. Warto zauważyć, że nie wszyscy klienci Urzędu zaakceptowaliby wyłącznie zdalny kontakt z urzędnikami – starsi mieszkańcy mogą mieć trudności z dostępem do internetu, czy obsługą komputera” – zwraca uwagę sekretarz Miasta Lublin.

Podobny pogląd mają samorządowcy w mniejszych urzędach.

„W wiejskich urzędach gmin nie będzie to łatwe do zrealizowania” – mówi wójt gminy Gościeradów w powiecie kraśnickim Mariusz Szczepanik.

Jak podkreśla, chodzi głównie o „przestarzały system obiegu dokumentów”.

„Kiedy ten obieg w całym urzędzie jeszcze jest w formie papierowej, to jest to trudne. Poza tym mieszkańcy też składają swoje wnioski w formie papierowej. Także nie będzie to na pewno łatwe” – ocenia wójt Gościeradowa.

Wskazuje też na specyfikę poszczególnych wydziałów.

„Najprostszy przykład, gdzie jest to nierealne, to chociażby wyrobienie dowodu osobistego. Człowiek musi stawić się osobiście, bo odciski palców są pobierane, więc niemożliwe jest, by zrobić to zdalnie. To może skrajny przypadek, ale pokazujący wprost, że zdalne obsłużenie klienta nie będzie w wielu przypadkach możliwe” – mówi Szczepanik.

Dodaje, że jest jeszcze problem „mentalności mieszkańców”.

„U nas, na wsi wielu mieszkańców, szczególnie tych w średnim lub starszym wieku, woli jednak osobistą wizytę w urzędzie, młodzież często już korzysta z możliwości elektronicznego załatwienia spraw” – wyjaśnia wójt.

Sam dostęp do służbowego sprzętu dla pracowników chcących pracować z domu – laptopów, czy telefonów komórkowych – nie byłby w jego ocenie – kłopotem, ale już kwestia ich zabezpieczenia informatycznego – tak.

Także sekretarz w Urzędzie Gminy Piecki Hubert Sadownikow, ocenia, że w małym urzędzie, jak ten w Pieckach, gdzie pracuje mniej niż 30 osób, szerokie zastosowanie takiej formy byłoby trudne i „nie zawsze akceptowane przez mieszkańców, którzy część spraw lubią załatwiać i omówić przychodząc do urzędu”.

„Nasze doświadczenia z dotychczas realizowanej pracy zdalnej wskazują, iż pracownicy nie zawsze ten sposób realizowania zadań oceniają pozytywnie, bowiem w ich ocenie efektywniejsza praca realizowana jest w urzędzie. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik musiałby przygotować konkretną dokumentację (np. przetargową, opracowanie programu), którą można sporządzić, korzystając głównie z laptopa – taką pracę można wykonać zdalnie bez większych problemów” – uważa Sadownikow.

Sekretarz gminy Piecki mówi, że trudno mu wskazać jednostki urzędu, które w pełni mogłyby w ten sposób pracować.

„Incydentalnie tak, jednak w dłuższym okresie jest to trudne do zrealizowania, gdy praca oparta jest na kontakcie bezpośrednim z interesantem (np. OPS, GOK). Ponadto dostęp do pozostałych pracowników i przełożonych (osób decyzyjnych) oraz do materiałów pomocniczych jest dużo łatwiejszy w miejscu stale wykonywanej pracy” – mówi Sadownikow.

Sam dostęp do służbowego sprzętu nie byłby – jego zdaniem – istotną przeszkodą.

„Urząd w przeszłości inwestował w zakup takich urządzeń z myślą m.in. o pracy zdalnej, ułatwieniu korzystania ze szkoleń on-line. W przypadku, gdy podejmowana jest decyzja o realizacji pracy zdalnej przez pracownika, otrzymuje on laptop z naszego urzędowego zasobu, zgodnie z przyjętą w urzędzie procedurą” – mówi Sadownikow.

Według sekretarza gminy Piecki, zdalnej pracy urzędników przeciwna byłaby większość mieszkańców.

„Za taką oceną stałyby głównie względy techniczne: trudność w obsłudze ePuapu, stosowanie podpisu kwalifikowalnego, profil zaufany itp., a także fakt, że często kontakt bezpośredni sprawia, że łatwiej daną sprawę omówić, wyjaśnić” – wskazuje Sadownikow.